Autorin: Indira Ceylan, HS Niederrhein

Lehren und Lernen im digitalen Zeitalter ist nur möglich, wenn Lehrende bereit und befähigt sind, den digitalen Wandel durch eine entsprechend zeitgemäße Lehre verantwortungsbewusst mit zu gestalten. Zeitgemäße Lehre bedarf jedoch zeitgemäßer, digitaler Tools. Die Entwicklung und Bereitstellung dieser Tools liegt an Hochschulen meist im Aufgabenbereich von eLearning-Teams und ähnlichen zentralen Einrichtungen.

Im Projekt HD@DH.nrw liegt der Fokus auf der Weiterqualifikation der Hochschullehrenden in NRW. Gleichzeitig können auch Personen, die Lehre unterstützen, vom Projekt profitieren. Auf Initiative von HD@DH.nrw konnte ich, Projektmitarbeiterin in einem eLearning-Team, an einem Working out Loud (WoL) Circle teilnehmen. Im Sinne von WoL möchte ich meine Erkenntnisse aus dem Austausch mit meinem Circle teilen.

Um neue Möglichkeiten im Bereich eLearning und digitalisierter Methoden an Hochschulen voran zu bringen, sind häufig gezielte (Weiter-)Entwicklungen von Software notwendig. Als eLearning-Projektmanagerin habe ich Erfahrungen gesammelt, die spezifisch für den Kontext öffentlicher Hochschulen und die Zusammenarbeit mit kleinen bis mittelgroßen Unternehmen ist. Die Methoden die erfolgversprechend sind, zählen sowohl zum klassischen als auch zum agilen Projektmanagement.

Wegen begrenzten internen Ressourcen müssen vor allem öffentliche Hochschulen häufig externe Dienstleister für die Softwareentwicklung beauftragen. Die Auswahl und Zusammenarbeit mit EdTech-Unternehmen und Entwickler*innen geschieht auch durch Personen, die keine bis wenig Erfahrung in der Softwareentwicklung haben und häufig befristete, drittmittelfinanzierte Stellen besetzen. Wie können wir ohne langjähriges institutionelles und sehr spezielles, dynamisches Wissen qualitativ hochwertige Softwarelösungen in Auftrag geben?

Hinzu kommt, dass im Bereich Softwareentwicklung der Bedarf nach Dienstleistern die Kapazitäten der EdTech-Unternehmen übertrifft. Wie können wir es trotzdem schaffen, dass unsere Softwareentwicklungsprojekte erfolgreich durchgeführt werden? Welche Besonderheiten sind bei der Zusammenarbeit einer öffentlichen Hochschule mit einem privatwirtschaftlichen Unternehmen zu beachten?

Vor der Auftragsvergabe

1. Schaffen Sie sich Klarheit über Ihre eigene Rolle und die der Mitarbeitenden in den relevanten (Verwaltungs-)Einheiten (Vergaberecht/Einkauf, IT, Datenschutz). Dürfen Sie Angebote von Dienstleistern einholen oder müssen Sie sich auf den Erhalt von Preisinformationen beschränken? Müssen IT-Abteilung und Datenschutz der Zusammenarbeit mit Dienstleistern und deren Datenschutzregeln zustimmen, wann und in welcher Form? Insbesondere dann, wenn Daten unserer Studierenden gesehen werden könnten, ist ihr Schutz wichtig.
2. Finden Sie heraus wie lange das Vergabeverfahren dauert und planen Sie genügend Zeit ein, damit das Entwicklungsprojekt rechtzeitig beginnen kann und der Dienstleister ein Angebot für einen konkreten Zeitraum geben und Ressourcen korrekt einplanen kann.
3. Beteiligen Sie die Nutzer*innen der Softwareentwicklung um mögliche Anforderungen zu bestimmen. Dokumentieren Sie die Ergebnisse und nutzen diese um beispielsweise User Stories, Use Cases und Mock Ups zu erstellen.
4. Bedenken Sie, dass nicht alle Anforderungen, die an Sie herangetragen werden im anstehenden Entwicklungsprojekt realisiert werden können. Bestimmen Sie welche Anforderungen realisiert werden sollen und heben Sie die Anderen für Weiterentwicklungsprojekte auf bzw. dokumentieren Sie, warum Anforderungen nicht realisiert werden können oder sollen.
5. Recherchieren Sie welche Dienstleister für Ihr Projekt in Frage kommen. Passt ein großes/breitaufgestelltes Unternehmen besser zum Auftrag als ein kleines/spezialisiertes? Welche Erfahrungen haben andere Hochschulen in der Zusammenarbeit mit möglichen Dienstleistern?
6. Teilen Sie die ausgewählten Anforderungen, User Stories, Use Cases und Mock Ups mit potentiellen Dienstleistern, damit Angebote den Erwartungen an die Softwareentwicklung entsprechen. Teilen Sie den Dienstleistern mit, ob und wenn ja, welche Art der Veröffentlichung geplant ist. Beispielsweise können Sie bei Open-Source-Projekte die Qualitätsstandards der Community oder eine Prüfung durch eine andere Hochschule vorgeben.

Nach der Auftragsvergabe

1. Führen Sie ein Kick-Off-Treffen mit allen Beteiligten durch und besprechen Sie Voraussetzungen, Projektziele, Qualitätsstandards, Zeitplan, Kommunikation und Termine für regelmäßige Projektbesprechungen.
2. Legen Sie gemeinsam mit dem Dienstleister fest, wie im Laufe des Projekts kommuniziert wird und bedenken Sie Umstände wie geplante und ungeplante Abwesenheiten. Gibt es die Möglichkeit eine Funktionsemail oder ein Ticketsystem zu nutzen?
3. Legen Sie fest, dass Sie der Dienstleister regelmäßig über den Arbeitsstand informiert und so oft wie möglich Demos o.ä. durchführt; bestehen Sie bei Open-Source-Projekten auf die Übermittlung des Codes im Laufe des Projekts. Können Critical Friends (Ihre Peers an anderen Hochschulen) und die Nutzer*innen der Softwarelösung bereits während der Entwicklung beteiligt werden, damit das Endprodukt den spezifizierten Anforderungen entspricht?
4. Behalten Sie die Projektziele und den Projektumfang im Blick, vor allem bei einer Beteiligung der Nutzer*innen im laufenden Projekt. Welches Feedback garantiert, dass die vorher spezifizierten Anforderungen erfüllt wurden? Welche Anmerkungen gehen über den Projektumfang hinaus und können nicht berücksichtig werden?
5. Bei einer Abrechnung nach Stunden oder Tagen fordern Sie den Dienstleister regelmäßig auf, die geleistete Arbeit in Rechnung zu stellen. Durch den Vergleich zur vorab gegebenen Prognose können Sie Ihren Zeitplan und Ihr Budget im Auge behalten und Abweichungen frühzeitig erkennen.

Zu Projektende

1. Legen Sie die Ergebnisse der Softwareentwicklung (Code) und die wichtigsten Dokumente zur Zusammenarbeit mit dem Dienstleister so ab, dass Sie und Ihre Kolleg*innen auch in mehreren Jahren darauf zugreifen können. Ist der Ablageort auch nach Änderungen im Beschäftigungsverhältnis der ablegenden Person weiter zugänglich? Im Fall von Open-Source-Projekten, haben Sie den Code veröffentlicht, sodass andere Ihre Ergebnisse nutzen und darauf aufbauen können?

Danksagung

Die Erfahrungen, die dieser Liste zu Grunde liegen, entstanden im Verlauf des Projekts Harness.nrw, ein Kooperationsvorhaben empfohlen durch die Digitale Hochschule NRW und gefördert durch das Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen. In diesem Projekt konnte ich an das vielfältige Wissen und die Erfahrung von Silke Kirberg und Michael Striewe anknüpfen. Wichtige Impulse habe ich im Rahmen eines Coaching durch Alexander Bias und die Teilnahme an Treffen der „Arbeitsgruppe Entwicklung“ des Vereins „Moodle an Hochschulen e.V.“ erhalten. Unabdingbar für die Erstellung dieser Liste waren die inspirierenden und motivierenden Gespräche mit meinem Working out Loud Circle (Daniela Leitner, Laura Platte und Elske Schönhals); Working out Loud wurde durch das Projekt HD@DH.nrw (Sandra Scheele) an der Hochschule Niederrhein ermöglicht.

Lizenz

Der Text „12 konkrete Schritte für öffentliche Hochschulen für die erfolgreiche Beauftragung von Software-Entwicklungen durch öffentliche Hochschulen“ von Indira Ceylan ist lizenziert unter CC BY-SA 4.0.

Die Illustration von Laura Platte ist lizenziert unter der CC BY-ND 4.0.